Manual de Operaciones (como se hace) Parte II

En el post anterior les hablé sobre mi primera experiencia en la creación de un Manual. Ahora les voy a contar la forma de hacerlo según mi criterio, mejor dicho así lo hago yo para formar a mi equipo.
No llevará mucho tiempo, ya que solo se trata de aplicar el sentido común y por eso lo más importante  lo diré ahora: No hay que dar nada por sabido, hay que pensar que la persona que consultará el manual jamás tuvo nada que ver con lo que estamos explicando.
Para que nos entendamos y vayamos preparando nuestro cerebro en la manera que debemos pensar al redactar un Manual vamos a realizar el siguiente ejercicio, aunque te parezca una tontería te recomiendo que lo hagas:
Pongamos que le dices a un niño de 6 años que al llegar del colegio tiene que entrar en la casa por sí mismo, cómo se lo explicarías?
Coge un papel y escribe Tu Manera de Explicarlo (pero hazlo realmente)

Ya está?
Bien, ahora veamos si coincide con esto:

Pablito:

-LEE ESTO CON ATENCIÓN Y HAZ TODO LO QUE DICE comenzando por el Paso 1

Paso 1: Coge la llave roja que llevas en la Mochila

Paso 2: Coloca la llave en la cerradura de la puerta y hazla girar a la derecha (tu pierna de patear la pelota)

Paso 3: Coge la maneta de la puerta y  empuja hacia adelante

Paso 4: Entra en casa y cierra la puerta

Si la nota que haz escrito tu no se parece a esto, ya puedes ir revisando cualquier manual que hayas realizado anteriormente.

Esta es la manera de razonar que debemos utilizar cuando queremos explicar algo, yo a mis Managers les digo

- Tienes que escribirlo de manera tal, que si baja un mono de la rama y lo lee lo pueda hacer!!

Algo exagerado, pero didáctico

Hoy la tecnología nos simplifica muchísimo la vida, podemos realizar capturas de pantalla, agregarle círculos y flechitas, emoticonos y una gran variedad de detalles de imagen que ayudarán a que expliques de forma muy didáctica la tarea que se debe realizar.

La otra parte del razonamiento, y no menos importante, es mucho más sencilla, cuando necesites explicar algo y necesitas imperiosamente que se te entienda, simplemente cierra los ojos e imagina la situación que vas a explicar paso por paso, y sin excluir absolutamente nada comienzas a escribirlo  (pero no te olvides de abrir los ojos o menudo desastre vas a montar).

Nada debe quedar al azar, nunca des por hecho que "esto ya se sabe, no hace falta que lo escriba", justamente "eso" lo debes escribir, y así tu manual será "a prueba de tontos".

En próximos post daré ideas para hacer que un equipo se una y se motive, usaré el Manual de Operaciones como hilo conductor y otros ejemplos. También nos adentraremos en el complicado mundo de los presupuestos (Budget) modelos estándar, UnSyAc (Uniform System Account) como prepararlos etc etc.

Si tienes alguna sugerencia o te interesa algún tema en particular, déjalo en tu comentario y estaré encantado de escribir un post al respecto.

Y si quieres profundizar un tema o algo no te queda claro, no dejes de consultarme, será un placer ayudarte.

Con que una sola persona encuentre útil mi blog y le ayude a mejorar, ya me doy por satisfecho

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Hasta el próximo post.