Cuenta de Explotación (I) La conoces?

La Cuenta de Explotación

Los que pasamos por las manos de Joan Massons en ESADE tenemos muy claro lo que es una Cuenta de Explotación, incluso los que han estudiado Marketing y se leyeron alguno de sus libros (muy recomendables por cierto, por lo ameno y sin duda lo didáctico).
Para dar una explicación muy breve la Cuenta de Explotación es esa Hoja de Cálculo que nos pasa nuestro jefe/a donde están todos los conceptos económicos de ingresos y gastos que tienen que ver con nuestro departamento y que nos toca interpretar.

Pero, cómo lo hacemos?

Para que el "mundo mundial" no se devanara los sesos y que cada uno hiciera los cálculos con "la cuenta de la vieja" como es muy habitual, el mundo de las Finanzas Hoteleras adoptó el USALI Uniform System of Account for the Lodging Industry, que a su vez cada Hotel o Restaurante adapta a sus necesidades y cualquier profesional del sector puede interpretar fácilmente.

Pero no te preocupes, ese formato te viene dado de Administración!! Tu solo debes saber leerlo, interpretarlo y aportar tu propuesta, esta sí que deberás razonarla y defenderla, pero eso lo veremos luego.

Creación y Gestión

En casi todos los CV de un F&B o aspirante a esta posición, (incluido el mio)  podemos encontrar en la descripción de alguna experiencia laboral la frase "Gestión de la Cuenta de Explotación".
También encontramos esa frase en el Job Description del puesto en cuestión, e incluso en el listado de tareas y responsabilidades de alguna oferta de trabajo.
Todo comienza cada vez que tenemos que preparar el Presupuesto (Budget) del año siguiente, los dolores de cabeza están al caer, porque claro, hay cosas en las que podemos incidir y otras en las que no podemos tocar ni una coma.

Nuestro Director/a nos dice: cuanto dinero vas a hacer el año próximo en cada Outlet?
y nosotros, que tenemos la bola de cristal en el cajón pero nadie lo sabe, si somos listos soltamos la frase: cuanto personal voy a poder tener en plantilla? y ahí comienza el baile del tira y afloja.

Si eres buen negociador, sacarás tajada y podrás hacer tus números con comodidad, que total después vienen "las rebajas" y si en cambio sucumbes a la primera, te comprometerás con los números que te diga tu jefe/a, con la plantilla que te diga tu jefe/a y a los costes que te diga tu jefe/a, o sea que no tendrás ni voz ni voto y sufrirás todo el año.
Por eso hay una gran diferencia entre confeccionar y gestionar una Cuenta de Explotación.

Cómo se crea?

Bien, para crear nuestra propia Cuenta de Explotación debemos comenzar por algún lado, gracias al USALI tenemos los datos principales bien separados, los Ingresos por un lado y los Gastos por el otro. Bueno, el tema en realidad es algo más complicado, ya que están los Costes Directos, los Indirectos, etc, etc.

Pero como vamos por partes y nadie nos apura, comenzaremos por los Ingresos, que será mejor que calculemos bien porque una vez que nos comprometemos, nos lo van a exigir, así es que debemos tomar cada Outlet por separado y calcular los ingresos que vamos a tener durante todo el próximo año. Lo haremos mes a mes, semana a semana y día a día.
Para ello lo primero que tenemos que hacer es buscar el histórico del año anterior, establecer las comparativas con la ocupación de Rooms (si estamos en un Hotel) o ingresos de los períodos principales (puentes, festivos, Semana Santa, Congresos, etc)
En cualquier caso debemos tener en cuenta toda la información posible, la pasada como referencia y la futura para la previsión. La información del pasado nos dará la pauta de comportamiento, la futura (previsión de ocupación, situación del mercado, etc) lo que podemos esperar, pero lo más importante: Qué vamos a hacer nosotros para incidir directamente en esa previsión de ingresos futuros?

Cómo se gestiona?

COMPARTE TODA LA INFORMACIÓN CON TU EQUIPO, HAZLOS PARTICIPAR EN LA ELABORACIÓN DE TU PRESUPUESTO, LOS INVOLUCRARÁS, SE SENTIRÁN PARTE Y TE AYUDARÁN A GESTIONAR TU CUENTA DE EXPLOTACIÓN. SE UN BUEN LEADER!!!

Aquí, en este apartado, les dejaré algunas perlas sobre las cuales siempre nos piden explicación e influyen en nuestros presupuestos. El orden da igual, lo que importa es el contenido.
1. Uniformes: Debemos exigir a nuestro equipo que tenga sus uniformes impecables y que lo cuiden, el grooming standar es muy importante, ya que cada uno refleja la imagen del lugr en el cual trabaja, si eres un camarero desprolijo y con el uniforme sucio....ya me dirás como gestiona ese apartado el jefe y sobre todo el Director que lo permite. Hagamos un cálculo del coste de un uniforme completo, lo multiplicamos por la cantidad de integrantes del equipo, le sumamos el 50% y ya tenemos la primera partida de gasto de nuestra responsabilidad.
2. Cristalería, Vajilla y Menaje: a bailar!! Aquí el cálculo es diferente, no entra el personal, entra la cantidad de huéspedes que puede albergar el hotel y disfrutan del Desayuno, la cantidad de cubiertos que podemos ofrecer en nuestro restaurante y así seguimos con cada outlet, el bar del Hotel, el Bar de la Piscina, suma y sigue. Primero nos aseguramos que podemos reemplazar todo lo necesario, pero aquí es muy importante el Inventario de Final de Año, que nos dice las existencias, mas las compras realizadas durante el año anterior, que nos dice la media de Roturas, y en base a esos datos haremos el cálculo del material que necesitaremos para el año siguiente y algo muy importante: cómo podemos motivar a nuestro equipo para reducir roturas!! aquí tenemos una herramienta de gestión, brainstorming (tormenta de ideas) que nos permitirá identificar alguna solución, y tu equipo se sentirá involucrado, porque les explicarás lo que gastamos, lo que cuesta comprarlo y que ellos pueden contribuir a mejorar ese resultado. Ahh, el cálculo, muy fácil multiplicamos la cantidad de vasos (por ejemplo) por su precio de coste y ya tenemos un dato, hacemos lo mismo con cada artículo, lo sumamos todo y ya tenemos el importe que asignaremos a esa partida. Lo mismo vale para la Mantelería, aunque hoy en día casi todo va con Renting.....
3.Personal (Payroll): Ufff, está sí que la tendremos que pelear, parece sencilla pero no lo es. Aquí debemos tener bien claro la cantidad de personal que necesitamos en cada Outlet. Primero debemos calcular de manera "amplia" el personal ideal que necesitaríamos, que Cómo se hace? es muy sencillo, Cuantos días tiene la semana? 7. Cuantas personas necesitamos en un día para cubrir el turno? 8 (4 de mañana y 4 de tarde) Cuantos días descansan a la semana? 2, o sea que trabajan 5, entonces: 7x8/5= 11,2 esa es la cantidad de plantilla "ideal" para cubrir ese outlet. Pero no nos quedamos con esto, aquí entran otros factores, hotel 5*? 4*? volumen de ingresos del Outlet? Política de la compañia? aquí nos debemos adaptar y reaccionar de consecuencia. Un ejemplo claro son las sinergias entre departamentos, otro la Bolsa  de Horas, en temporada alta trabajan más horas y en temporada baja menos, debemos analizar las tareas que realiza cada integrante del equipo y la organización del Cuadro Horario (schedule), las vacaciones, los días festivos, y algo muy importante: debes calcular muy bien el personal que necesitas en cada momento del día, esto te permitirá realizar acciones de Up-Selling y de Servicio que te permitirán aumentar ingresos y de esa manera justificar un incremento de plantilla, si lo crees necesario claro. También cuenta el personal de Jornada Reducida, que te puede sacar del apuro en los momentos críticos a un coste menor.
Son muchos factores que debes tener en cuenta antes de presentar tu propuesta de plantilla, aquí se verá tu capacidad para gestionar los Recursos Humanos!!! por que le papel, lo aguanta todo. Comienzas con tu nº ideal y lo vas reduciendo en función de las necesidades. También debes distribuir el personal entre categorías, cada una con su salario bruto anual, lo sumas todo y le agregas el 32% sobre el total, que es el gasto aproximado de tasas que el empleador paga al gobierno por cada empleado, y que no deja de ser un coste directo.

Bueno, esto se alarga, lo dejamos aquí y en el próximo post seguiremos con el tema, si lo encuentran interesante, claro!!!
Buena semana a todos.